كيف تحفظ أوراقك الإدارية بشكل صحيح؟
بدون التخزين المناسب ، ليس من السهل دائمًا العثور على أوراقك الإدارية. في الواقع ، كيف يمكن العثور على فاتورة بيع يعود تاريخها إلى عام 2001 ، إذا كانت مكدسة في صندوق به أوراق أخرى؟ لتجنب إضاعة الوقت في البحث في عدة صناديق للعثور على مستند ، إليك بعض نصائح التخزين.
كم من الوقت يجب أن تحتفظ بأوراقك؟
من المهم الاحتفاظ بها أوراق إدارية، ولكن لها أيضًا تاريخ انتهاء صلاحيتها. وبالتالي ، بعد فترة زمنية معينة ، لم يعد من الضروري الاحتفاظ بوثائق معينة مثل الفواتير والإقرارات بجميع أنواعها. فيما يلي ملخص للفترات التي يُنصح خلالها بالاحتفاظ بأنواع الورق المختلفة:- سنة واحدة: فواتير الهاتف أو الإنترنت أو النقل ، أو إثبات دفع قيمة PV.
- سنتان: بيانات بدل الأسرة ، أتعاب الطبيب ، خطابات إنهاء العقد ، أوراق الضمان الاجتماعي والتعاضدي ، وكذلك المستندات الائتمانية.
- 3 سنوات: إشعارات الترخيص السمعي البصري وإقرارات ضريبة الدخل.
- 5 سنوات: فواتير المياه والكهرباء وإيصالات الإيجار ورسوم الإيجار وفواتير الغاز وشهادات دفع الضرائب وعقد الإيجار وإثبات سداد مدفوعات الصيانة.
- 10 سنوات: كشوف حسابات بنكية ، إيصالات سداد ، قروض رهن عقاري ، عقود تأمين على الحياة بعد تاريخ الوفاة ...
- 30 عامًا: فواتير تصليح السيارات ، وفواتير البناء ، وفواتير المستشفيات ، وسندات الدين المدنية.
- مدى الحياة: عقد الزواج ، دفتر العائلة ، دفتر السجل العسكري ، الدبلومات ، الوصايا ، سندات الملكية ، التبرعات ، السجل الصحي ، شهادة التطعيم ، السجلات الطبية ، كشوف المرتبات ، شهادات التبني ، عقود العمل ...
تخزين المستندات اليومية
للتنظيم ، عليك التفريق بين المستندات اليومية والملفات الأخرى. ال المستندات الحالية هي تلك التي يتم التشاور معها بشكل متكرر والتي يجب أن تكون في مكان يسهل الوصول إليه. يمكن حفظ المستندات التي نادرًا ما يتم الرجوع إليها في صناديق أو أعلى الرف. فيما يلي بعض أنواع التخزين لأنواع مختلفة من الورق:- قمصان بألوان مختلفة
- قمصان جوسيتيد
- حلقة المجلدات
- أثاث مع أدراج
تنظيم المستندات الإدارية بذكاء
بالطبع ، يسهل استخدام التخزين المناسب تصنيف الملفات ، ولكن من المهم أيضًا معرفة كيفية تنظيم المستندات وفقًا لنوعها. فيما يلي مثال على التصنيف لتسهيل البحث:- ملف عائلي: يحتوي على جميع الوثائق المتعلقة بالأسرة مثل وثيقة الزواج وأوراق الهوية وجوازات السفر وشهادات الميلاد ...
- ملف التعليم: شهادة المدرسة ، والمستندات المتعلقة بالرعاية النهارية ، إلخ.
- ملف ضريبي: إقرارات ضريبة الدخل ، ضرائب الإسكان ...
- الملف الصحي: السجلات الصحية ، الوصفات الطبية ، الفحوصات الطبية (الراديو ، الماسح الضوئي ، الموجات فوق الصوتية ، إلخ) ...
- ملف الفاتورة: خدمات (مياه ، غاز ، كهرباء ، هاتف ، إنترنت ، إلخ) ، فواتير سلع وأعمال ، إلخ.
- ملف التأمين: عقود التأمين على السيارات والمسكن والتأمين على الحياة والمطالبات وشهادات الأصالة ...
- الملف المهني: عقد العمل ، كشوف المرتبات ، ملف التقديم ، السيرة الذاتية ، الدبلومات ...
- ملف الإسكان: عقد الإيجار ، إيصال الإيجار ، رسائل المالك / المستأجر ، إلخ.
- ملف بنكي: كشوف حساب ، عقد ، أمر تحويل ، إلخ.
أرشفة الوثائق الإدارية
من الناحية المثالية ، ينبغي القيام بذلك أرشفة وثائق معينة مرة واحدة على الأقل في السنة. يتم ترتيب الملفات المؤرشفة بدقة في مربعات حسب التاريخ أو حسب الترتيب الأبجدي والموضوع. مرة أخرى ، من الأفضل استخدام لون واحد لكل سمة. فيما يلي مثال للتخزين بالتفصيل:- قميص وردي للفواتير ، أصفر للمالية ، أزرق للتأمين ...
- الفرز حسب الترتيب: ترتيب أبجدي من الألف إلى الياء أو حسب التاريخ (بالشهر ثم بالسنة). هذا يجعل من السهل التمييز بين المستندات الأحدث والأقدم.
نصائح أخرى لترتيب أوراقك الإدارية
يسهل التخزين عندما يكون هناك ورق أقل للاحتفاظ به. بالإضافة إلى فرز المستندات القديمة والتخلص منها ، من الممكن أيضًا استخدام ملحق الفواتير عبر الإنترنت لتلقي بريد أقل في المنزل. ومع ذلك ، فمن الضروري القيام به بشكل منتظم النسخ الاحتياطية على عدة دعائم لتجنب الخسائر. لمزيد من الأمان ، يجب عمل نسخ احتياطية عبر الإنترنت للمستندات المهمة.عند وصول البريد ، من المهم حفظه مسبقًا لمنعه من التراكم لعدة أشهر في ركن من المكتب. يجب قراءة الرسائل العاجلة على الفور ، بينما يمكن فرز الرسائل الأخرى حسب الأولوية. من المستحسن أن يكون لديك منظم مكتب لتخزين الأوراق المهمة التي تتطلب اتخاذ إجراء (دفع فاتورة ، استدعاء ، وما إلى ذلك) والأوراق التي يجب تقديمها (كشوف الحسابات البنكية ، وفواتير الخصم التلقائية ، وما إلى ذلك). تتيح لك هذه الحيلة التخلص من الورق القديم الذي يمكن التخلص منه مثل النشرات والإعلانات على الفور.
